Avez-vous remarqué que vos employés sont de plus en plus nombreux à voyager pour affaires? Vous n’êtes pas seul. La Global Business Travel Association (GBTA) a rapporté que 514 millions de voyages d’affaires ont été effectués en 2016. La raison à cela? Les entreprises réalisent que les voyages professionnels sont bons pour les affaires. Rencontrer les clients et les clients potentiels en personne peut effectivement mener à la création d’un plus grand nombre d’opportunités et à l’établissement de relations solides et durables.
Voyager entraîne toutefois des coûts, et lorsqu’on ne le fait pas correctement, cela peut avoir des effets sur les résultats nets. Il demeure néanmoins possible d’économiser en voyage sans compromettre l’expérience du voyageur ou du client. Voici trois astuces qui peuvent aider vos grands voyageurs à limiter les coûts lors de leur prochain déplacement professionnel.
Astuce 1 : Réservez au moins trois semaines d’avance
Les voyages de dernière minute, bien qu’ils soient parfois inévitables, peuvent s’avérer coûteux. Un billet réservé moins de sept jours avant la date de départ est, en moyenne, 44 % plus dispendieux que le même billet réservé quinze jours d’avance. Voilà des montants qui deviennent incontestablement importants après deux ou trois voyages.
Pour réduire le nombre de voyages de dernière minute, vous devez appuyer vos employés de plusieurs façons. Tout d’abord, assurez-vous que votre directive sur les voyages comporte des lignes directrices concernant la réservation. Si un déplacement de dernière minute est nécessaire, soyez sûr d’avoir en place un processus d’approbation afin que les raisons expliquant la nécessité du voyage et le nom de la personne l’ayant approuvé soient consignés. Ensuite, donnez à vos employés les outils qui leur permettront de trouver le tarif le plus bas pour un billet, qu’il s’agisse par l’intermédiaire d’un agrégateur de réservations sur le Web ou d’une agence de voyages privilégiée.
Astuce 2 : Tentez d’avoir recours au conavettage plutôt qu’à la location de voiture
À moins qu’un employé doive conduire de longues heures pendant une visite auprès d’un client, louer une voiture n’est pas toujours logique d’un point de vue financier. Avec le gain en popularité du conavettage, les employés ont à leur disposition de nombreuses options de transport offrant une meilleure rentabilité.
Encore une fois, assurez-vous que votre directive sur les voyages et les notes de frais comporte un guide relativement aux programmes de conavettage. Dressez la liste des fournisseurs privilégiés et expliquez comment l’employé doit documenter et inscrire sur sa note de frais le service utilisé. De nombreux systèmes de notes de frais commencent à inclure le conavettage comme option. Concur Expense, par exemple, est doté d’une appli Uber qui peut être liée au compte d’un voyageur, ce qui facilite énormément la production de note de frais.
Astuce 3 : Cherchez à l’avance des options de repas
Vous planifiez souper avec des clients? Une petite recherche sur les restaurants du coin avant de partir peut grandement contribuer à limiter les coûts. Ayez sous la main quelques options de restaurants dont les prix correspondent au budget approuvé. Cela facilitera non seulement la sélection des repas, mais vous gardera également d’un grand choc à l’arrivée de la facture. En employant des outils tels qu’Open Table et Yelp, il est aisé de trouver quelques choix de repas lorsque vous voyagez vers une destination qui vous est méconnue.
La proactivité favorise les économies à long terme
Ayez une longueur d’avance sur vos voyageurs d’affaires en mettant en place les outils et les directives qui permettront d’économiser de l’argent, en plus de faciliter la gestion des notes de frais. Restez à l’affût des tendances voyage et des outils offerts. C’est toujours un excellent point de départ.
C’est article est une traduction de l’anglais d’un texte rédigé par Cara McDonald paru sur le site de Concur le 12 avril 2018. Cliquez ici pour consulter la publication originale.