Au sein de nombreuses entreprises, les voyages occupent le deuxième rang au palmarès des coûts contrôlables les plus importants. Pour restreindre les coûts et assurer respect de la politique en place, votre programme de voyages doit présenter un équilibre entre les préférences de vos voyageurs et les besoins de votre entreprise. Selon l’étude 2018 Global Travel Forecast de la GBTA, les acheteurs de produits touristiques peuvent s’attendre à voir une augmentation générale des tarifs aériens et, du côté des hôtels, à ressentir les répercussions des grandes fusions. Face à un paysage qui change constamment, quelles mesures les chargés de voyages peuvent-ils prendre pour réduire les dépenses liées aux déplacements professionnels en 2018?
3 façons de réduire vos dépenses en matière de voyages d’affaires en 2018
1. Évaluez la directive sur les voyages de votre entreprise.
La directive sur les voyages de votre entreprise est la base de votre programme de voyages. Elle établit des attentes et des lignes directrices claires pour vos voyageurs, qui peuvent alors s’en servir comme point de référence. En fait, le sondage Traveler Happiness Survey, mené par Business Travel News, a révélé que la majorité des voyageurs ont grand besoin d’être orientés par leur directive sur les voyages pour avoir le sentiment d’être soutenus et en sécurité.
Votre politique devrait vous permettre de fixer les objectifs de votre entreprise par rapport aux déplacements professionnels tout en facilitant la vie à vos employés grâce à une expérience de voyage à la fois satisfaisante et productive. Elle doit clarifier les paramètres de réservation, les seuils acceptables, les fournisseurs privilégiés, les notes de frais, et bien plus. Tenir à jour une directive sur les voyages est, pour un chargé de voyages, l’une des manières les plus efficaces de réduire les dépenses en matière de déplacements professionnels en 2018.
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2. Mettez l’accent sur le respect de la directive.
L’efficacité de votre directive sur les voyages — et les économies que vous pouvez réaliser grâce à elle – dépend de l’application que les voyageurs en font. Prenez le temps d’analyser toutes les barrières auxquelles vous vous êtes heurté pour faire respecter votre politique au sein de votre organisation et collaborez avec votre entreprise de gestion de voyages pour trouver des solutions. Voici quelques points importants à prendre en considération :
- Vos voyageurs effectuent-ils des réservations non conformes à la directive? Si c’est le cas, pour quelles raisons?
- Devez-vous mettre en place un processus d’autorisation de voyage?
- Votre politique laisse-t-elle place à l’interprétation? Si c’est le cas, comment peut-elle être définie plus clairement?
N’oubliez pas que le respect de la directive sur les voyages fait bien plus que réduire directement les coûts. En effet, il permet également d’augmenter la productivité de vos employés.
3. Offrez des avantages grâce à des tarifs négociés.
Développer et conserver les ententes avec les fournisseurs est l’un des éléments les plus chronophages du rôle d’un chargé de voyages. C’est aussi l’une des grandes sphères où il est possible de réaliser des économies quantifiables pour réduire les coûts liés aux voyages d’affaires en 2018. Pour négocier efficacement et préserver les réductions offertes par les fournisseurs, il vous faudra recueillir et analyser attentivement vos données de voyage. Puisque les programmes d’escompte se fondent sur le volume, votre directive sur les voyages et son respect seront essentiels pour générer des avantages par l’entremise de tarifs négociés.