Comment choisir l’outil de réservation de voyages en ligne approprié pour votre entreprise?

Le choix d’utiliser ou non un outil de réservation de voyages en ligne est une décision importante pour votre entreprise. Devant toutes les variables qui doivent être prises en compte, vous vous posez sans nul doute beaucoup de questions et ne savez conséquemment pas par où commencer. Cet article vous aidera à comprendre à quoi servent ces outils de réservation et comment ils peuvent vous permettre d’économiser de l’argent, d’augmenter la productivité de vos employés et d’implanter au sein de votre entreprise votre propre politique de voyage. Il vous donnera un survol des quelques variables et avantages à considérer pour prendre une décision éclairée.

Qu’est-ce qu’un outil de réservation en ligne?

Il s’agit d’un outil en ligne sécurisé conçu pour respecter les paramètres spécifiques au programme de voyages de votre entreprise. Un tel outil vous assure que les réservations de voyages effectuées pour vos employés sont conformes aux directives et aux préférences que vous avez établies pour votre entreprise. Par exemple, si vous avez négocié des tarifs avec une compagnie aérienne ou un partenaire hôtelier privilégiés, vous aurez la certitude que vos employés effectuent des réservations auprès de ces fournisseurs, lorsque possible.

Quelle est la différence entre un tel outil et un site de réservation de voyages?

Le site de réservation de voyages vous présente les options offertes à un moment précis en tenant compte de certains critères de recherche. Les résultats que vous obtenez en utilisant un tel site ne sont pas filtrés pour garantir que les directives spécifiques à votre entreprise sont respectées. Ils n’offrent pas non plus de recommandations à vos employés. L’utilisateur de ce genre de sites peut réserver à sa guise, sans contraintes par rapport aux finances, aux horaires, aux règles tarifaires, aux préavis, etc. Lorsqu’ils planifient leurs voyages sur un site de réservation en ligne, vos employés ne sont pas en mesure de savoir si la réservation qu’ils effectuent respecte vos paramètres. De votre côté, puisque le site de réservation n’assure pas le suivi en profondeur de vos frais de déplacement, vous aurez certainement des difficultés à élaborer des rapports précis si vos employés font usage d’une telle ressource.

De plus, l’utilisation d’un site de réservation peut nuire à la productivité globale de votre entreprise. En effet, vos employés perdent souvent des heures précieuses à comparer les tarifs en ligne afin de trouver celui qui est le plus avantageux. À titre de comparaison, l’outil de réservation en ligne leur permet d’avoir un accès immédiat à tous les tarifs en vigueur, rendant futile la chasse aux aubaines.

Les avantages d’opter pour un outil de réservation de voyages en ligne

• Vous pouvez tout réserver au même endroit : vos employés et vous-même pouvez réserver des billets d’avion, des chambres d’hôtel et des véhicules en utilisant un seul outil convivial.
• Vous économisez de l’argent : en ayant la possibilité d’établir des limites basées sur la politique de voyage de votre entreprise, vous pouvez, par exemple, poser des restrictions par rapport aux réservations de billets dans certaines classes selon la durée du vol. Les résultats qu’entraînent le respect des procédures et des directives de votre entreprise : des économies conséquentes en matière de frais de déplacement.
• Vous accédez à la totalité de l’offre : l’outil de réservation en ligne vous donne un accès instantané à tous les tarifs en vigueur ainsi qu’aux tarifs (aériens, hôteliers, etc.) que vous avez négociés avec vos fournisseurs privilégiés.
• Vous économisez du temps : vos employés peuvent effectuer des réservations vite fait, bien fait, et ce, en tout temps. Ils ont aussi la certitude que les résultats de leurs recherches affichent les meilleurs tarifs offerts et que les options qui ne respectent pas la politique de voyage de votre entreprise sont signalées. Ils peuvent se concentrer sur le but de leur voyage d’affaires plutôt que de s’inquiéter et de perdre leur temps sur des histoires de logistiques.

Questions fréquentes

• Comment puis-je trouver un outil de réservation de voyages en ligne? Il existe de nombreux outils de réservation de voyages parmi lesquels vous pouvez choisir. L’agence qui s’occupe de réserver vos voyages peut vous présenter les outils offerts sur le marché et vous aider à choisir celui qui convient à votre entreprise.
• Les outils de réservation en ligne sont-ils faciles à utiliser? Ils sont très conviviaux et leur fonctionnement s’apparente à celui des sites de réservation généraux. Ils sont néanmoins plus précis puisqu’ils sont programmés pour respecter la politique de voyage de votre entreprise (et ainsi vous faire réaliser des économies).
• Ces outils me permettent-ils d’apporter des changements à mes réservations? La plupart des outils de réservation de voyages en ligne sont dotés d’options permettant d’effectuer des changements. L’agence de voyages avec laquelle vous faites affaire peut vous aider à identifier les outils proposant de telles fonctionnalités.
• Ces outils fonctionnent-ils sur les téléphones intelligents? Beaucoup d’outils sont aussi offerts sous forme d’application pour téléphone ou pour tablette, ce qui s’avère très utile pour les voyageurs qui souhaitent garder la trace de leurs itinéraires, des changements apportés aux portes d’embarquements, etc.
• Ces outils fournissent-ils des rapports qui me permettront de garder la trace de mes frais de déplacement? Les outils de réservation vous fournissent des rapports personnalisés. Ils peuvent, entre autres, vous présenter des données détaillant le nombre de chambres d’hôtel et de voyages intérieurs et internationaux réservés durant une certaine période, ou des renseignements spécifiques sur des villes d’origine et de destination, etc.
• Ces outils sont-ils sécurisés? Chaque voyageur possède un nom d’utilisateur et un mot de passe uniques. Toutes les réservations sont sécurisées.
• Est-ce qu’une autre personne peut effectuer des réservations en mon nom? La majorité des outils proposent une fonction qui permet d’octroyer à une certaine personne, l’organisateur de voyages, le droit de planifier des voyages pour une ou plusieurs personnes au sein de votre entreprise (ou pour l’entreprise entière, selon vos besoins).

Par où commencer?

Les professionnels de votre agence de voyages sont les mieux placés pour vous aider à choisir un outil de réservation en ligne et à l’implanter dans votre entreprise. Ils ont accès à des outils qui comptent parmi les plus efficaces sur le marché et sont ainsi en mesure de vous diriger vers celui qui répondra aux besoins de votre entreprise.

Chez Vision Voyages, nous nous ferons un plaisir de vous assister dans le choix de l’outil de réservation en ligne qui sera adapté aux spécificités de votre entreprise et à ses exigences en matière de voyages.

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