Parcourir le monde, rencontrer des gens intéressants tout en acquérant de nouvelles compétences; ce ne sont là que quelques-uns des avantages qu’offrent les voyages d’affaires. Bien que ces déplacements peuvent souvent s’avérer agréables et enrichissants, les employés qui voyagent savent trop bien qu’ils peuvent également représenter une expérience épuisante et exigeante.
Je passe environ 50 % de mon temps à voyager pour affaires. Je sais donc très bien que les employés sur la route subissent la pression de devoir répondre à des attentes précises. Dans le but de maximiser le temps à l’extérieur du bureau, les voyages d’affaires sont souvent de courte durée et permettent très peu de temps libre. Les réunions une à la suite de l’autre, les courriels à répondre pendant les pauses, les longs repas avec les clients et les symptômes du décalage horaire sont tous des éléments à gérer lors des voyages d’affaires.
La GBTA (Global Business Travel Association of Canada) estime que les Canadiens ont effectué 33,3 millions de voyages d’affaires intérieurs, et ce, au cours de la dernière année seulement — ce qui veut dire que de plus en plus d’employés voient maintenant les voyages d’affaires s’ajouter à la description de leurs tâches.
En tant que chef des opérations de la plus grande entreprise canadienne de gestion de voyages, je gère des solutions pour des milliers de voyageurs d’affaires. Par conséquent, j’ai un très bon aperçu de la pression que peuvent occasionner ces déplacements. Voici mes recommandations pour prévenir l’épuisement professionnel relié aux voyages d’affaires.
Offrez un soutien pour une meilleure santé et un meilleur bien-être
Bien que la sûreté et la sécurité sont souvent les premiers facteurs considérés du devoir de diligence, la santé et le bien-être général des employés sur la route sont des éléments importants à prendre en considération; particulièrement pour les employés qui voyagent fréquemment. Assurez-vous que l’hôtel qui héberge les employés possède une salle d’exercices, offre des options de repas santé tout en étant situé loin des bars et des routes bruyantes. Offrez des conseils d’experts sur les moyens de contrer les symptômes du décalage horaire et fournissez un plan de téléphone cellulaire international qui permet aux employés de garder facilement le contact avec leur famille. Avoir la possibilité de joindre facilement ses proches peut faire une grosse différence sur notre bien-être et notre humeur lorsque nous sommes sur la route.
Faites affaire avec un conseiller en voyages
Les conseillers en voyages d’affaires comprennent pleinement les exigences spécifiques requises pour les voyages d’affaires, comparativement aux vacances standards. Ils savent comment gérer les préparatifs de voyages complexes et les imprévus, tout en se conformant à l’horaire et au budget du voyageur; ceci permet d’éliminer beaucoup de stress et d’anxiété, et ce, pour toutes les parties impliquées. Le conseiller en voyages possède également une expertise de l’industrie et une expérience qui lui permet de recommander l’hôtel le plus approprié pour les réunions d’employés, en tenant compte du lieu, des modes de transport et des commodités, de même que des options de vols les plus pertinentes. Puisqu’un conseiller en voyages connaît bien l’industrie, si un vol est annulé ou retardé, il saura trouver une solution de rechange et communiquera avec le voyageur sans délai.
Encouragez la prolongation des voyages d’affaires pour les loisirs
Si les voyages d’affaires chevauchent une fin de semaine, encouragez les employés à prolonger leur voyage pour visiter leur destination. Avoir la chance d’explorer et de découvrir le monde grâce à son travail est un autre avantage des voyages d’affaires. De plus, cette opportunité aidera les employés à se détendre et à se remettre de l’horaire de travail chargé afin de revenir au bureau revigoré et énergisé.
Même si une prolongation de voyages peut coûter un peu plus cher à l’employeur, avoir un employé débordé, épuisé et mécontent du manque de temps en famille peut mener à un épuisement professionnel — ayant ainsi des répercussions sur la productivité au travail (ce qui coûtera beaucoup plus cher à long terme). Les entreprises devraient également s’assurer que la politique sur les congés compensatoires soit bien communiquée aux employés qui voyagent pour affaires, afin de s’assurer que des congés appropriés leur soient accordés pour récupérer après un long voyage ou après de nombreux voyages.
Favorisez la classe économique privilège
Même si les grands voyageurs préféreront toujours les vols en classe Affaires, les budgets des entreprises ne permettent pas toujours de couvrir ces frais. La classe économique privilège (comparativement à la classe économique standard) représente un bon compromis. Décrite comme une classe intermédiaire, la classe économique privilège est désormais offerte par de plus en plus de compagnies aériennes. Il s’agit d’une manière plus rentable d’offrir un mode de transport confortable aux employés, leur permettant de se sentir plus reposés et mieux préparés pour affronter les réunions à venir. En général, la classe économique privilège offre de l’espace supplémentaire pour les jambes, des sièges inclinables plus larges, un divertissement de pointe et des repas comparables à ceux de la classe Affaires.
Mettez en place une équipe de communication
Assurez-vous que le personnel qui ne voyage pas sache quels employés sont à l’extérieur afin de transférer les courriels et les demandes à d’autres, si la situation le permet. Cela permettra d’éviter non seulement une réduction de productivité pour ceux qui attendent une réponse des employés qui voyagent (et qui ne peuvent pas répondre dans les délais habituels), cela permettra également aux voyageurs de ne pas de sentir dépassés à leur retour.
Chef d’exploitation chez Vision Voyages, Brian Robertson est responsable de la plus grande entreprise de gestion de voyages au Canada. Sous sa direction, Vision Voyages a taillé sa place comme chef de file de l’industrie en matière de voyages d’affaires et de voyages de luxe, et ce, en combinant un service à la clientèle hors pair, axé sur les besoins du client, avec des solutions technologiques innovatrices uniques au pays. M. Robertson est un expert de l’industrie du voyage à l’échelle mondiale. Il possède une perspective unique sur les tendances qui influencent l’industrie. Il a rédigé différents articles sur le « leadership » éclairé et partage également ses points de vue lors d’importantes conférences de l’industrie.