Par Ian Race, vice-président principal des ventes et de la gestion des comptes
Il y a toujours des avantages à limiter les coûts des voyages d’affaires, et ce, même lorsque l’économie est robuste. J’ai récemment donné une conférence aux membres de la Global Business Travel Association dans laquelle j’ai partagé certaines des meilleures idées de Vision Voyages pour réduire les coûts des voyages d’affaires. Après mon exposé, j’ai invité les gens de l’auditoire à partager certaines de leurs méthodes éprouvées.
Fait intéressant, il existe des moyens conventionnels et non conventionnels (voire surprenant) pour réduire les dépenses liées aux voyages d’affaires. Voici un aperçu des moyens dits « conventionnels » :
l) Planifiez les réunions en fonction des heures de vol et non l’inverse.
2) Si possible, réservez les vols en avance, mais pas trop en avance, car il peut y avoir des changements qui entraînent à leur tour des frais supplémentaires. Le moment idéal pour réserver varie généralement entre le 14e et le 21e jour avant le départ.
3) Concentrez-vous sur un petit nombre de fournisseurs (plus particulièrement dans les secteurs de l’hôtellerie et de la location de véhicule).
4) Utilisez une carte de crédit d’entreprise qui offre des avantages à la fois à l’entreprise et au voyageur.
5) Assurez-vous que tous les employés se conforment à la politique de voyage de l’entreprise et veillez à garder un bilan pour chaque département.
6) Si vous congédiez un employé, pensez à demander aux RH d’annuler immédiatement les voyages futurs de l’employé.
7) Assurez-vous que tous les employés adhèrent à des programmes de fidélisation pour profiter d’avantages comme le Wi-Fi gratuit.
Le mois prochain je vous parlerai des méthodes non conventionnelles de limitation des coûts qui ont été évoquées à la conférence!