Vous est-il déjà arrivé qu’un directeur d’entreprise refuse la réservation de vol faite pour lui sous prétexte qu’il a trouvé un meilleur prix en ligne? Avec la popularité grandissante des sites pour organiser soi-même ses vacances, la direction des ressources humaines fait de plus en plus face aux défis que posent les voyageurs d’affaires en quête de rabais.
Bien souvent, il s’agit d’un problème de perception des avantages. Un employé peut croire qu’il obtiendra un rabais en réservant directement auprès du fournisseur de voyages en ligne ou qu’il trouvera des vols plus efficaces ailleurs. Ce que ces employés oublient c’est qu’ils ne sont plus couverts par les dispositions du devoir de diligence lorsqu’ils effectuent des réservations sans passer par l’agent de voyages d’affaires de l’entreprise. Ce sont les voyageurs qui parcourent de petites distances (voyages à l’interne ou aux États-Unis) qui sont reconnus pour sous-estimer les risques potentiels. Pourtant, c’est comme si vous ne portiez pas votre ceinture de sécurité parce que vous n’allez qu’à l’épicerie.
En vertu du Code criminel du Canada, le projet de loi C-45 stipule que les entreprises ont un devoir de diligence envers leurs employés qui voyagent au pays ou à l’extérieur. Les entreprises doivent prendre les mesures nécessaires pour veiller à la sécurité et au bien-être de leurs travailleurs à l’étranger.
Même si des centaines de milliers de Canadiens voyagent pour affaires chaque année, plusieurs d’entre eux ignorent l’existence de cette obligation légale et sont, par conséquent, plus à même de ne pas respecter la politique de voyage de l’entreprise.
Voici quelques trucs pour aider la direction des ressources humaines à faire apprécier et respecter votre politique de voyages :
Élaborer une politique de voyages d’affaires
Une politique bien élaborée réduira les frais de déplacement et assurera la sécurité des employés sans contrevenir au devoir de diligence. Si vous mettez en place des politiques et des procédures de voyages, les employés auront à respecter des règles lorsqu’ils réservent leurs voyages d’affaires ce qui, au bout du compte, garantira à la fois leur sécurité et celle de l’entreprise.
Former vos employés
La loi canadienne exige que les entreprises mènent des évaluations des risques des voyages d’affaires, qu’elles préviennent les employés des risques potentiels et qu’elles les forment à éviter ces mêmes risques. Il est donc primordial que les ressources humaines mettent au point une formation afin de s’assurer que les employés respectent la politique de l’entreprise.
Outiller vos employés pour qu’ils demeurent en sécurité
Le recours à des solutions clés en main peut aider les employeurs à retrouver leurs employés à l’étranger. Vision Assure est un exemple notable. Il s’agit d’une application qui permet aux employeurs de repérer leurs employés jour et nuit sur une carte géographique en ligne.
Retenir les services d’une entreprise de gestion des voyages
Finalement, le recours à une telle entreprise vous permettra non seulement d’économiser de l’argent, mais aussi de gagner un atout non négligeable lorsque vous devez mettre un voyageur d’affaires hors de danger. Les entreprises de gestion de voyages sont disponibles jour et nuit et elles sont en mesure de répondre rapidement lorsqu’une situation d’urgence survient.
À propos de l’auteur
Ian Race est le Vice-Président principal des ventes et de la gestion des comptes chez Vision Voyages, la plus grande entreprise de gestion de voyages au pays. Monsieur Race a plus de 20 ans d’expérience dans le secteur des voyages d’affaires et il est membre du conseil consultatif de la Global Business Travel Association (GBTA). Monsieur Race, de pair avec ses 600 collègues de travail répartis d’un océan à l’autre, est responsable de l’organisation des voyages de la plus grande complexité pour certaines des plus grandes entreprises du pays.
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