Rédigé le 28 mars 2014 à 15 h 52, par Jess Skelton
Les voyages d’affaires peuvent s’avérer difficiles : se rendre directement à une réunion après un vol de 8 heures; passer des soirées seuls sans ses proches; et… soupir… ne pas suivre sa diète et la routine d’exercices. Ceci étant dit, les voyages d’affaires peuvent aussi s’avérer agréables. Si vous effectuez un premier voyage d’affaires, les conseils qui suivent peuvent vous être utiles.
1. Adhérez à un programme de fidélisation
Si vous voyagez pour le travail, vous pourrez au moins récolter les fruits de vos efforts. Adhérez à un programme de fidélisation d’une compagnie aérienne et/ou d’hôtels. Bien qu’il soit tentant d’adhérer à tous les programmes des grandes compagnies, choisissez un ou deux programmes. Le but d’adhérer est d’avoir la possibilité de cumuler les points pour obtenir une nuitée gratuite ou des billets d’avion gratuits. Vous ne pourrez pas y arriver si vous répartissez vos points parmi trop de programmes différents.
De plus, rappelez-vous que même si vous ne faites que quelques voyages d’affaires par année, vous retirerez des avantages même si vous ne cumulez pas tant de points. Certains programmes offrent des avantages en fonction de niveaux, comme le Fairmont President’s Club. Ce programme offre des avantages tels un accès Internet gratuit, le service aux chambres ou des vêtements pour l’entrainement.
2. Demandez un surclassement à l’hôtel
Il est rare que l’employé au comptoir d’accueil vous offre un surclassement, vous pourriez cependant être surpris de constater ce que vous pouvez obtenir simplement en le demandant. Ceci étant dit, il existe quelques règles informelles que vous devriez suivre. Premièrement, demandez-le poliment et ne vous attendez pas à avoir un surclassement simplement parce que vous l’avez demandé. Les employés au comptoir d’accueil doivent interagir avec des clients impolis toute la journée, agir en crétin ne vous mènera nulle part. Des comportements impolis peuvent même entrainer l’ajout de votre nom sur la liste noire des surclassements.
Deuxièmement, plus vous êtes précis dans votre demande, plus vous avez de chance de l’obtenir. Plutôt que de simplement demander un surclassement, demandez par exemple une chambre avec vue sur le lac (ou ce qu’ils ont de disponible), ou demandez une catégorie de chambre supérieure à celle que vous avez, comme un surclassement d’une chambre standard à une chambre supérieure.
Finalement, arrivez plus tard dans la journée ou dans la soirée, cela augmente vos chances de profiter d’un surclassement. L’équipe à l’accueil a une meilleure idée des chambres disponibles pour la nuit à mesure que la journée s’achève. Des annulations peuvent avoir eu lieu et des chambres peuvent soudainement être disponibles, vous pourrez alors en profiter. Rappelez-vous que l’obtention de surclassement est souvent en fonction de la disponibilité, ainsi, il se peut parfois que les agents au comptoir d’accueil ne puissent rien y faire.
3. Créez un itinéraire
Nous avons récemment réalisé une étude auprès des grands voyageurs et avons pu constater que la majorité des gens comptent sur des impressions de courriels pour gérer les détails reliés à leur voyage. Bien que cela puisse fonctionner, ce n’est toutefois pas la manière la plus efficace lorsque vous devez vous déplacer d’un endroit à l’autre.
Utilisez TripIt pour organiser tous les détails de votre voyage et vos confirmations dans un emplacement central. Ainsi, vous ne serez pas pris au dépourvu lorsque viendra le moment de repérer l’endroit où vous devez vous trouver. Vous voulez donner l’impression à votre patron que vous êtes une personne fiable et organisée. Vous rendre à l’heure au bon endroit est essentiel. Si vous souhaitez être encore plus préparé, essayez TripIt Pro afin de recevoir des avis en temps réel sur les vols, de réserver les meilleures places dans l’avion et même de faire le suivi du cumul de vos points (conseil #1). Parce qu’après tout, ce sont les petits détails qui font de votre voyage un succès ou un échec.
4. N’emportez qu’un bagage à main si possible
À moins que vous ne partiez pour un très long voyage d’affaires, il n’y a aucune raison d’enregistrer vos bagages. Vous perdrez beaucoup de temps à enregistrer vos bagages. De plus, il y a toujours la possibilité que la compagnie aérienne les perde. Et croyez-moi, il n’y a rien de pire que de perdre ses bagages lors d’un voyage d’affaires.
Il est cependant primordial de suivre les règles concernant les bagages à main; règles que les voyageurs plus expérimentés connaissent bien. Premièrement, assurez-vous que les dimensions de votre « bagage à main » respectent les dimensions tolérées par votre compagnie aérienne. Vous ne voulez pas être cette personne qui tente d’entasser une valise trop grande dans les compartiments au-dessus des sièges. Les compagnies aériennes commencent à prendre des mesures sévères là-dessus — évitez de vous causer du souci et de vous sentir embarrassé. Si vous n’en possédez pas, il est peut-être temps d’investir dans un bagage à main dès maintenant. Tumi en confectionne de très bonne qualité, tout comme Timbuk2.
Il est aussi important de vous préparer au TSA (Transportation Security Administration) Assurez-vous de ne pas transporter de bouteille d’eau pleine ou d’autres trucs qui sont interdits dans l’avion. De plus, vous devez avoir tous vos articles de toilette (le liquide doit être en format de 3 onces maximum) dans un sac transparent de 1 litre (1 pinte) fermé hermétiquement. Les files d’attente peuvent rapidement devenir encombrées, ne soyez pas la personne qui fait attendre les autres.
5. Prévoyez toujours plus de temps
En plus d’être une compétence importante, la gestion du temps est également une aptitude importante en matière de voyages d’affaires. Les aéroports, les files d’attente pour les taxis, les autobus, les files d’attente au contrôle de sécurité, les repas, les réunions… Tout prend toujours plus de temps que ce que vous anticipez. Tentez de planifier votre itinéraire de voyage d’affaires en étant le plus flexible possible.
Arrivez à l’aéroport au moins une heure et demie avant votre départ, et ce, même si vous êtes certain que vous en auriez assez d’une heure. Planifiez un délai d’une demi-heure pour vous rendre à la prochaine réunion, même si cette dernière est tenue dans la même bâtisse. Faites les réservations pour les soupers avec vos collègues un peu plus tard que vous le souhaitez, au cas où un imprévu surviendrait. En fin de compte, vous connaissez votre horaire mieux que quiconque, mais les voyages d’affaires peuvent être imprévisibles et vous ne voulez pas que des éléments hors de votre contrôle mettent votre réputation envers vos collègues et vos clients en jeu.
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