Les technologies mobiles aident les entreprises à localiser et à communiquer avec leurs employés
ALEXANDRIA, Virginie – 19 mai 2015 – La Fondation GBTA, la branche consacrée à la recherche et à l’éducation de la Global Business Travel Association (GBTA), a dévoilé aujourd’hui son étude montrant que les programmes de voyages d’une écrasante majorité d’entreprises (83 %) possèdent des protocoles de gestion du risque pour s’assurer de la sécurité et du bien-être de leurs voyageurs d’affaires. Il ne fait aucun doute que le recours à des protocoles de gestion du risque en voyage est en hausse : parmi les entreprises qui n’utilisaient pas ces protocoles, 60 % ont mentionné qu’ils planifiaient en adopter un d’ici deux ans.
L’étude nommée Keeping Travelers Safe Through Travel Risk Management (TRM) était financée par Concur. Plus de 250 organisateurs de voyages, des agents de sécurité et du personnel des ressources humaines ou d’ailleurs ont été interrogés afin de découvrir combien d’entreprises possèdent de tels protocoles et quelles sont les fonctions utilisées. Les entreprises utilisent ces protocoles pour garder leurs employés en sécurité et pour réduire les impacts de potentiels accidents de voyage.
« Le fait que les protocoles de gestion du risque soient aussi répandus montre que les entreprises sont déterminées à mettre leurs grands voyageurs à l’abri de tout danger, explique Joseph Bates, Vice-président de la recherche à la Fondation GBTA. Nous nous réjouissons de voir que les avancées technologiques comme les applications et les SMS sont en train de changer le fonctionnement des programmes de gestion du risque en permettant aux entreprises d’effectuer plus facilement la localisation de leurs employés tout en communiquant plus efficacement avec ceux-ci. Les voyageurs peuvent ainsi se concentrer davantage sur les affaires et non sur de potentiels risques. »
Bien que les protocoles de gestion du risque incluent généralement des fonctionnalités variées destinées aux voyages internationaux ou nationaux, l’étude montre que les grandes entreprises sont plus à même que les petites entreprises d’offrir de l’information avant le départ, des communications automatisées sur les risques en temps réel, sur les fournisseurs de soins de santé et sur l’assistance à la sécurité. Les fonctionnalités types incluent :
1. La localisation du voyageur
2. De l’information sur la destination avant le départ
3. La participation des entreprises de gestion des voyages dans les protocoles de gestion du risque
4. Un système d’approbation avant le voyage
5. Des communications automatisées et en temps réel sur les risques
6. Des fournisseurs locaux de soins de santé et d’assistance à la sécurité
7. Un service d’assistance local
8. Un service de concierge de voyage.
« La gestion du risque en voyage est importante pour nos clients, car elle leur permet de remplir leur devoir de diligence, mentionne Johnny Thorsen, Directeur principal, Stratégie et commercialisation de produits, chez Concur. Nous nous engageons à fournir les outils nécessaires pour permettre aux entreprises de toutes tailles de protéger leur main-d’œuvre. » Lors d’une urgence, les entreprises avec des protocoles de gestion du risque sont en mesure de localiser leurs employés touchés et de vérifier s’ils sont en sécurité bien plus rapidement que les entreprises qui n’ont pas de tels programmes.
- Seulement le tiers des répondants peuvent localiser en temps réel leurs employés touchés en cas d’accident; 20 % ont admis être en mesure de le faire en 15-30 minutes et 31 % auraient besoin de plus de 30 minutes. Les 20 % restant ne savent pas combien de temps prendrait une telle opération.
- L’étude a également permis de révéler qu’un temps médian de 1,5 heure serait nécessaire afin de confirmer que chacun des employés est en sécurité si un accident survient. Plus précisément, 28 % des répondants peuvent obtenir la confirmation en moins d’une heure, 43 % peuvent le faire en plus d’une heure et 24 % peuvent le faire en plus de deux heures. Le tiers des répondants ignorent combien de temps serait nécessaire dans une telle éventualité.
L’adoption des technologies
Un plus grand recours à la localisation des cellulaires et aux SMS permet une localisation plus rapide des employés, ce qui permet également de confirmer plus rapidement s’ils sont en sécurité. Étant donné que près de 90 % des voyageurs d’affaires ont un téléphone intelligent, la technologie sans fil devient de plus en plus un mode de communication incontournable. Selon l’étude, il est possible d’accroître davantage l’utilisation de la technologie en implantant notamment des applications mobiles.
- Bien qu’il y a encore des progrès à faire du côté des applications mobiles, les SMS sont le mode de communication privilégié pour communiquer avec les voyageurs lors d’une urgence ou d’une interruption de service. La moitié des répondants placent les SMS automatisés parmi leurs trois plus importants moyens de communication et 39 % des répondants placent les communications non automatisées par SMS parmi leurs trois plus importants moyens de communication. Quant aux applications mobiles, 36 % des répondants les placent parmi leurs trois favoris. Les entreprises se fient à de multiples sources de données lorsqu’elles communiquent avec leurs voyageurs. Les sources de données les plus répandues incluent un système de gestion des voyages (60 %), des systèmes de géolocalisation des voyageurs par une tierce personne (41 %) et des systèmes de notification de masse (35 %).
- Les entreprises utilisent les données recueillies par les outils de réservation en ligne ou par les entreprises de gestion des voyages pour approuver le voyage, fournir des informations pertinentes avant le départ, localiser les voyageurs et communiquer les risques encourus par ces derniers s’il y a lieu. Étant donné que les réservations qui ne sont pas effectuées par des outils de réservation en ligne compliquent la tâche des programmes de gestion du risque, de nombreuses entreprises (67 %) ne permettent pas des réservations sans les outils de réservation en ligne, bien que les réservations sans ces derniers soient encore très répandues.
- Même s’il existe des technologies permettant d’atténuer les difficultés posées par les réservations effectuées sans les outils en ligne, l’implantation de ces technologies est appelée à augmenter afin de faciliter le travail des systèmes de gestion du risque en voyage.
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