Bien que, dans un contexte où convergent économie mondiale, géopolitique et instabilité, les sociétés accordent une attention accrue à la sûreté et à la sécurité de leurs voyageurs, les experts leur rappellent que ces questions relèvent autant des menaces banales que des attaques terroristes. Que ce soit pour faire face à un ouragan, à une bombe au centre-ville, à la grippe ou à l’épuisement, collaborez avec les services des RH, des risques et de la sécurité afin de mettre des plans en place, d’ouvrir des voies de communication avec les voyageurs et de tenir ces derniers informés.
- Lancez-vous.
Un programme de gestion des risques liés aux voyages doit offrir, entre autres, une politique exhaustive et bien expliquée, une formation uniforme pour les nouveaux et les anciens employés et du soutien de la part du service de sécurité de l’entreprise.
- Établissez votre vision et des objectifs pour le programme de gestion des risques liés aux voyages. Considérez le rôle du programme dans les objectifs généraux de l’entreprise et du programme de voyages et décidez de la place qu’il devrait occuper au sein du programme de gestion des risques de l’entreprise. Quelques buts potentiels à atteindre :
- Adopter une approche plus exhaustive pour assurer la sûreté et la sécurité des voyageurs.
- Favoriser une meilleure compréhension des niveaux d’urgence et créer des protocoles d’intervention pour chacun d’entre eux.
- Accroître la visibilité des voyageurs au sein de zones à haut risque.
- Augmenter la capacité à localiser chaque voyageur sur la route.
- Assurer une meilleure communication avec les voyageurs lors de situations d’urgence.
- Mettre en place un plan efficace pour gérer les urgences médicales des voyageurs.
- Assurer un plus grand respect des règles en matière de devoir de diligence dans les pays au sein desquels les voyageurs de votre entreprise se rendent.
- Adopter une approche globale pour limiter les risques touchant les informations sensibles sur l’entreprise que possède le voyageur.
- Établissez un réseau d’intervenants.
- Demandez à un gestionnaire ou à un cadre de la direction de soutenir le programme. En faisant cela, le programme en développement gagnera en visibilité au sein de la haute direction et en crédibilité au sein de toute l’entreprise.
- Coordonnez vos efforts avec ceux du service de la sécurité de l’entreprise, des RH, du service juridique, du service de conformité, du service des communications internes, du service des TI et des grands voyageurs internationaux et nationaux.
- Songez à former un conseil d’intervenants composé de représentants de chaque service concerné qui se rencontrent régulièrement pour discuter et évaluer les avancées au sein du programme de gestion des risques liés aux voyages.
- Lorsque vous incluez les voyageurs dans les discussions, assurez-vous que les voyageurs internationaux sont représentés, y compris ceux qui ne sont pas établis dans le pays d’origine de l’entreprise. Assurez-vous également que les deux sexes sont représentés et que les discussions tiennent compte des voyageurs de tous les groupes d’âge et de toutes les autres populations.
- Tenez compte du rôle de vos entreprises de gestion de voyages, de vos outils de réservation en ligne et de vos fournisseurs en matière de gestion des risques liés aux voyages, d’assistance médicale à destination et de technologies de gestion des itinéraires.
- Compilez des données.
- Ayez recours à des sources comme les cartes d’entreprise, les rapports de dépenses, les hôtels, les compagnies aériennes, les entreprises de gestion de voyages, les agrégateurs de données tiers et les informations internes pour recueillir des données sur la quantité de voyages effectués au sein de votre entreprise et les tendances qui les marquent.
- Utilisez les données pour voir où les voyageurs se rendent et à quelle fréquence ils visitent différents endroits, que ce soit à l’international ou au pays. Découvrez quels pays et quelles régions font l’objet de visites fréquentes par les voyageurs de votre entreprise et à quel moment de l’année ou lors de quelle journée ils partent normalement en voyage.
- Utilisez les données pour déterminer à quels fournisseurs vos voyageurs ont recours le plus souvent, en particulier lorsqu’ils se trouvent à l’étranger. Prenez note des compagnies aériennes avec lesquelles ils voyagent, en particulier les transporteurs locaux des pays étrangers, des hôtels indépendants où ils séjournent et des services de transport terrestre auxquels ils font appel.
- Tenez compte de la culture et des objectifs généraux de votre entreprise, de même que des buts du programme de voyages lorsque vous évaluez les meilleures méthodes à employer pour bâtir un programme de gestion des risques liés aux voyages. Une entreprise qui n’a en place que peu de règles pourrait ne pas vouloir d’un programme de gestion des risques liés aux voyages comprenant des règles strictes pour dicter les choix et les mouvements des voyageurs. Quelques formats à considérer :
- Une politique imposée :
- Cela assure que les voyageurs respectent les méthodes de réservation privilégiées en étiquetant toute déviation comme violant la politique et en y attachant les conséquences qui peuvent aller jusqu’au non-remboursement des dépenses pour les récidivistes.
- Certaines entreprises requièrent que les voyages soient au moins préalablement autorisés par le superviseur du voyageur avant que celui-ci puisse réserver un voyage vers certaines destinations présentant un haut risque.
- Certaines entreprises imposent des compagnies aériennes, des hôtels et des fournisseurs de transport terrestre dans les zones à haut risque ou interdisent d’avoir recours à des fournisseurs ayant de mauvais antécédents en matière de sécurité.
- Certaines politiques exigent que les voyageurs qui partent pour certaines destinations contactent une personne s’occupant du programme de voyages ou travaillant dans l’entreprise de gestion de voyages, ou encore signalent leur présence lorsqu’ils arrivent et à certains intervalles prédéterminés pendant le voyage ou en cas d’urgence.
- Comme c’est le cas avec toute politique imposée, attendez-vous à de la résistance de la part de certains voyageurs, en particulier de ceux qui voyagent fréquemment vers des destinations à haut risque. Les inclure dans le développement du programme peut permettre d’atténuer cette résistance, tout comme peut le faire le fait de démontrer les effets de la politique sur la sûreté et la sécurité des voyageurs.
- Les entreprises dotées de directives sur les voyages permettant la réservation libre ou la réservation sans canal précis peuvent implanter des technologies qui enregistrent les itinéraires des voyageurs avant qu’ils partent. Néanmoins, il est tout de même nécessaire de faire tous les efforts pour informer les voyageurs des risques de sécurité encourus lorsqu’une réservation est effectuée hors des canaux privilégiés.
- Une politique imposée :
- Tenez compte des exigences des systèmes de TI et de communication de votre entreprise. Travaillez de concert avec l’équipe des TI pour évaluer s’il est possible d’intégrer aux technologies de votre entreprise tout outil de gestion des risques liés aux voyages que vous pourriez considérer, qu’il s’agisse de technologies de géolocalisation des voyageurs ou de gestion des itinéraires et de systèmes de communication mondiaux.
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