La directive sur les voyages de votre entreprise est la base sur laquelle repose votre programme de voyages. Il est donc important de la réviser régulièrement afin de vous assurer qu’elle est toujours actuelle et efficace. De plus, en mettant à jour votre politique, vous êtes en mesure de maintenir un équilibre entre les besoins de votre entreprise et les préférences de vos voyageurs de façon à tirer avantage des investissements que vous faites par l’intermédiaire de voyages stratégiques.

Les avantages d’une directive sur les voyages d’affaires en quelques points

1. Limitation des coûts : Une directive sur les voyages vous aidera à réduire de nombreuses façons les coûts liés aux voyages et aux frais engagés par les déplacements. Elle vous permettra de dresser la liste de vos fournisseurs privilégiés, d’établir un processus de réservation, d’imposer une limite aux dépenses, etc.
2. Gestion du temps : Une directive sur les voyages indique à vos voyageursla manière dont ils doivent organiser leur voyage, que ce soit par l’intermédiaire de votre outil de réservation en ligne ou des agents de votre entreprise de gestion de voyages. Ils passent donc moins de temps à comparer les prix sur différents sites Web.
3. Gestion des risques : Une directive sur les voyages identifie clairement les personnes à contacter en cas d’urgence ou explique quoi faire si les plans de voyage changent abruptement.
4. Notes de frais : Une directive sur les voyages communique les procédures à suivre pour recueillir les informations relatives aux dépenses et soumettre les notes de frais.
5. Pratiques de travail normalisées : Une politique claire et bien respectée par les voyageurs contribue à normaliser les pratiques en voyage au sein de tous les services de votre entreprise.

Les éléments clés à considérer lors de la révision de votre directive sur les voyages d’affaires

 

Pour demeurer efficace, votre directive sur les voyages d’affaires doit être tenue à jour. Lorsque vous révisez votre politique, prenez les éléments suivants en considération :

 

• Vos contacts clésont-ils changé? Les mises à jour devraient être effectuées dès qu’il y a des modifications et être communiquées dès que possible à vos employés. Savoir qui sont les personnes à contacter et quelles sont leurs disponibilités fera gagner du temps à vos voyageurs et leur évitera des prises de tête
• Avez-vous clairement indiqué avec quelle entreprise de gestion de voyages vous collaborez? Vos voyageurs devraient non seulement savoir qui sont les personnes à contacter, mais aussi en quelles circonstances il est approprié de communiquer avec elles.
• Avez-vous clairement indiqué quels sont vos fournisseurs privilégiés?
• Votre politique détaille-t-elle les responsabilités clés des voyageurs, des chargés de voyages, des superviseurs et des autres membres importants de votre organisation? Il est toujours pratique de savoir qui est responsable de certaines tâches, d’être au courant que, par exemple, il relève du voyageur d’affaires de conserver tous les reçus et de rendre compte de toutes les dépenses liées à ses déplacements professionnels. Des détails clairs permettent d’éviter toute forme de confusion inutile.
• Votre directive sur les voyages reflète-t-elle les besoins des services clésvotre organisation (ex. : service juridique, services des RH, de l’administration, des achats, etc.)? Chaque service a ses propres besoins en matière de voyages. Y a-t-il un budget de voyage? Si c’est le cas, comment vous assurez-vous qu’on s’y conforme? Appuyez-vous l’économie du partage? Si oui, avez-vous établi des paramètres? La directive sur les voyages de votre entreprise devrait tenir compte de toutes ces questions et les définir clairement.
• Votre politique est-elle facile à lire et à comprendre? Devez-vous modifier le texte afin de présenter votre directive de façon directe et précise?
• Votre entreprise a-t-elle implanté un outil de réservation en ligne? Si c’est le cas, évaluez le nombre de transactions effectuées en ligne afin de déterminer s’il est nécessaire d’apporter des changements à votre politique pour encourager vos employés à utiliser l’outil.
• Tenez compte des ressources de formationque vous fournissez dans votre directive. Existe-t-il des versions plus récentes? S’attardent-elles précisément aux besoins de vos voyageurs ou offrent-elles plutôt des réponses aux questions les plus fréquentes?

 

Intéressez-vous aux ressources de votre entreprise de gestion de voyages pour mettre à jour votre directive sur les voyages d’affaires. Cette dernière a une perspective inégalable sur l’industrie et possède une grande connaissance des technologies les plus récentes en matière de voyages. Plus important encore, elle a accès aux données de votre programme de voyages. Grâce à celles-ci, vous pouvez dégager les tendances liées au comportement de vos voyageurs ou encore aux réservations non conformes, et consulter bien d’autres informations utiles pour faire des choix éclairés lors de la révision de votre politique. Votre EGV est aussi votre meilleure ressource pour assurer l’application de votre directive et développer une stratégie de conformité.

Vous avez besoin d’assistance pour revoir la directive sur les voyages de votre entreprise? Contactez-nous dès aujourd’hui.

 

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