Astuces pour communiquer votre directive sur les voyages

 

Plus les voyageurs sont satisfaits, plus ils ont tendance à respecter la directive sur les voyages de leur entreprise. Cette dernière est à la base de votre programme de voyages. Elle est conçue pour répondre de façon équilibrée aux besoins de votre organisation et aux préférences de vos voyageurs afin que votre entreprise tire le maximum des déplacements professionnels de ses employés.

 

Dans une récente étude de la fondation GBTA, Travel Policy Communication : Understanding Disconnects & Increasing Compliance, 80 % des voyageurs disent accorder de l’importance au respect de la directive de voyages de leur entreprise lorsqu’ils prennent des décisions liées aux voyages d’affaires. La même recherche a également montré que 96 % des voyageurs d’affaires estiment bien connaître les règles mises en place par leur employeur à l’égard des déplacements professionnels. Comme pour toutes les politiques d’entreprise, le respect de la directive passe par l’efficacité des communications.

Les meilleures pratiques à adopter pour communiquer votre directive sur les voyages

 

• • Employez une langue claire et concise pour que votre directive sur les voyages soit facile à comprendre.
• • Rendez votre directive accessible. Tous les employés qui voyagent devraient en avoir un exemplaire. Votre guide de l’employé et le portail intranet de votre entreprise devraient faire référence à la directive sur les voyages et indiquer comment y accéder.

• • Passez la directive sur les voyages en revue avec les nouveaux employés lors de leur formation ou de leur journée d’orientation.
• • Assurez-vous que votre directive sur les voyages comprend les coordonnées des personnes avec qui vos employés peuvent communiquer lorsqu’ils ont des questions, des commentaires, des inquiétudes et des remarques.
• • Passez en revue et mettez à jour votre directive sur les voyages régulièrement et distribuez-en de nouveaux exemplaires lorsque nécessaire. Si vous y apportez de grands changements, comme l’implantation d’un outil de réservation en ligne, par exemple, tenir des séances de formation permettra à vos employés de poser des questions et de mieux comprendre les modifications appliquées au programme de voyages.

 

Lorsque vous communiquez une nouvelle directive sur les voyages ou une mise à jour, songez à le faire de plusieurs manières pour vous adapter à l’horaire de vos guerriers de la route. Vous pouvez rendre compte de votre directive de nombreuses façons : courriels, rencontres par service, infolettres internes, vidéos, séances de formation enregistrées, etc. De plus, lorsque vous utilisez une variété de voies de communication pour faire connaître votre directive sur les voyages, assurez-vous de bien indiquer les coordonnées de la personne que les employés peuvent contacter s’ils ont des questions ou des commentaires. Tous les commentaires devraient être archivés afin de vous aider lors des mises à jour futures.

Avoir en place une directive sur les voyages détaillée et facile à comprendre est aussi profitable pour votre entreprise que pour vos voyageurs. Ce document met en avant les procédures de votre organisation, permet d’identifier les personnes ressources et réduit les frais de déplacement de votre entreprise, le tout en définissant clairement les attentes pour vos employés.

Faites appel à votre entreprise de gestion de voyages pour obtenir de l’aide pour développer une directive sur les voyages et pour créer un plan stratégique relativement aux objectifs de votre organisation en matière de voyages.

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