Ces cinq astuces aideront tous les « guerriers de la route » à augmenter leur productivité et à garder la situation en main lorsqu’ils voyagent pour affaires.
Si vous êtes un habitué des déplacements professionnels, vous savez qu’il n’est pas toujours facile de rester productif. Vous devez savoir faire preuve de flexibilité et être à l’aise de travailler à divers endroits, qu’il s’agisse de gérer plusieurs projets loin du bureau, de garder le fil des échéanciers à travers différents fuseaux horaires ou de rester en contact avec votre équipe à distance.
Grands voyageurs, voici donc quelques trucs à maîtriser pour faire grimper votre productivité lors de vos déplacements professionnels.
1. Établissez un horaire
Cela peut vous sembler évident, mais la planification joue un rôle primordial dans productivité en voyage d’affaires. Les globe-trotteurs les plus organisés commencent à planifier avant même de quitter la maison. Comme eux, prévoyez votre horaire, non seulement pour votre voyage, mais également pour le travail qui devra être accompli au bureau pendant votre absence. Une application d’organisation pourrait aussi vous aider à effectuer plusieurs tâches à la fois et à suivre vos progrès avec aisance.
Prenez un peu de temps avant votre voyage pour définir vos objectifs personnels et les tâches ou les projets qui devront avancer en votre absence. Soyez précis et établissez des échéanciers. Vous pourriez, par exemple, vous donner pour but de revoir votre présentation dans l’avion avant d’arriver à destination. Au bureau, votre équipe pourrait devoir accomplir des tâches pour faire progresser le projet. Un plan clair et précis augmentera la capacité de tous à travailler de façon à mener à bien ce dernier.
2. Communiquez avec votre équipe
La productivité en voyage d’affaires est largement entravée si les communications sont coupées. Assurez-vous de protéger vos arrières en fournissant un agenda et un plan à votre équipe et en communiquant avec elle aussi souvent que possible. Ces échanges peuvent avoir lieu par courriel ou par téléphone.
D’autres outils de communication s’avèrent parfois utiles. Vous pourriez planifier une réunion par l’intermédiaire de Skype, un service gratuit qui permet d’avoir des conversations audio et vidéo en utilisant la connexion à Internet. Il arrive qu’un entretien face à face est crucial à certains moments du cycle commercial de l’entreprise. Il existe aussi des applications comme « What’s App » avec lesquelles il est possible d’envoyer gratuitement des textos à l’international. Les messages textes sont pratiques pour envoyer un petit rappel sans trop interrompre vos activités.
3. Travaillez en collaboration avec les membres de votre équipe
Pour être productif en voyage d’affaires, il faut disposer des outils appropriés, mais aussi d’une équipe solide.
Un bon chef sait comment déléguer les tâches. S’il est parfois difficile de lâcher prise, c’est, en fait, souvent pour le mieux, à la fois pour vous-même et pour vos clients. Trouvez des projets à remettre entre les mains de quelqu’un en qui vous avez confiance. Cela apaisera votre esprit, aura un impact positif sur votre productivité en voyage d’affaires et vous permettra de vous concentrer sur le travail que vous avez à accomplir.
La confiance en milieu de travail est d’une importance capitale. En montrant à vos collègues et aux membres de votre équipe que vous avez foi en eux, ils se sentiront plus investis et seront sans nul doute plus productifs. Dans la foulée, ils acquerront des compétences qui feront peut-être en sorte que vous trouverez votre prochain gestionnaire.
Déléguer est une technique efficace pour augmenter votre productivité pendant vos déplacements professionnels.
4. Demandez à votre conseiller en voyages quel hébergement vous convient le mieux
Puisque vous ne pouvez pas partir avec votre bureau, il est essentiel de trouver des solutions d’hébergement fournissant les services dont vous aurez besoin. Lorsque vous réservez votre voyage, faites part de cette question à votre conseiller afin qu’il puisse vous aider à choisir l’hôtel qui vous convient. Par exemple, vous aurez très certainement besoin de loger dans un endroit offrant la connexion à Internet haute vitesse pour pouvoir rester branché en tout temps. Séjourner dans un hôtel doté d’un centre d’affaires ou même d’une salle de conférence sera avantageux si vous avez besoin de tenir des réunions. Finalement, vous aurez besoin d’un espace de bureau situé en retrait dans votre chambre afin de pouvoir installer vos appareils et étaler vos documents si nécessaire. En voyage, vous trouverez agréable de pouvoir garder un équilibre entre votre vie personnelle et votre vie professionnelle. Séparer vos lieux de vie et de travail, même dans votre chambre, peut contribuer à votre productivité.
5. Relaxez et reposez-vous
Voyager à travers de nombreux fuseaux horaires est épuisant. Les effets du décalage horaire se font sentir, et il est parfois difficile pour votre corps de s’accoutumer à un nouveau rythme de vie. Il y a plusieurs manières de surmonter ces obstacles. Par exemple, lors des vols outre-mer, sélectionnez un départ tard le soir afin de pouvoir dormir dans l’avion. En arrivant à destination, ce sera le jour et, puisque vous vous serez reposé, vous serez prêt à affronter la journée. Si vous êtes incapable de dormir en avion, choisissez, si possible, un vol partant un jour plus tôt et reposez-vous lors de cette première journée. Ainsi, vous serez frais et dispos pour vos réunions d’affaires à venir. Hydratez-vous, mangez bien et dormez : voilà quelques conseils à suivre qui figurent en tête de palmarès.
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