De nombreux facteurs extérieurs viennent ébranler le rôle des chargés de voyages au sein des entreprises. L’économie de partage, les réservations effectuées directement auprès des fournisseurs, les responsabilités croissantes à l’égard de la satisfaction des voyageurs ainsi que la compréhension accrue requise du devoir de diligence d’un employeur sont quelques exemples des bouleversements connus. D’un autre côté, montrer les vrais impacts d’un programme de voyages sur les dépenses est essentiel pour prouver — en particulier aux décideurs financiers et aux cadres à la tête des différents services — la valeur des efforts abattus pour l’entreprise.
Alors que les chargés de voyages tentent de regrouper ce qui constitue les véritables frais de déplacement, ils font face à changement significatif : les employés déboursent davantage d’argent au sein de plus catégories de dépenses différentes et utilisent plus d’options de paiement que jamais auparavant, dont les cartes de crédit, les cartes d’entreprise, les chèques, l’argent comptant et les cartes d’achat. Qui plus est, tous ces modes de paiement sont souvent gérés par de multiples systèmes qui ne sont pas liés ou ne partagent pas leurs données dans l’ensemble de l’entreprise. Trouver une source unique de vérité est donc bien difficile.
Il y a deux questions que les chargés de voyages doivent poser à leurs équipes et aux autres personnes concernées à l’interne :
« Comment nous adapter à ce changement? » et « Quel est le coût de l’inaction? »
Lorsque les dépenses sont effectuées dans différents systèmes isolés, les analystes passent des heures à tenter de les regrouper plutôt qu’à essayer de déterminer les tendances ou à aider à prendre des décisions stratégiques. De plus, comme les chargés de voyages obtiennent souvent les informations trop tard, ils ne sont en mesure de noter les mauvaises tendances ou les habitudes à proscrire que lorsqu’il est trop tard. Lorsque les données liées aux voyages et aux frais de déplacement ne sont pas intégrées ou liées d’une quelconque façon, il est difficile pour les chargés de voyages de relater « l’histoire du RCI » à la direction.
L’une des premières choses que plusieurs entreprises font pour mieux cibler les dépenses réalisées par les employés est de procéder à l’intégration des données de voyages et de frais de déplacement. Selon une étude de la Global Business Travel Association Foundation, moins de la moitié (47 %) des chargés de voyages disent que leurs outils de réservation en ligne et de frais professionnels sont intégrés.
D’autres organisations, qui se contentent pour leur part du statu quo et ne s’adaptent pas, finissent par être moins rentables. Oxford Economics Research a mené une enquête auprès de 1 500 dirigeants financiers à l’international qui a dévoilé que les entreprises les plus rentables sont généralement celles qui ont recours aux analyses. L’étude a également montré que 82 % des entreprises dont la marge bénéficiaire affiche un taux de croissance de plus de 5 % trouvent que les analyses de déplacements et de frais professionnels sont extrêmement utiles ou très utiles.
Jouer un rôle proactif
Que devraient donc faire les chargés de voyages et les autres acteurs ayant un rôle dans le milieu du voyage pour mieux cibler les véritables dépenses de leur entreprise? Voici trois questions que chaque chargé de voyages devrait poser à ses équipes et aux autres personnes concernées dans son organisation :
1. Avons-nous recours à de nouvelles méthodes pour saisir toutes les réservations de voyages effectuées hors de nos processus ou de nos outils de voyages d’affaires habituels?
Malgré des politiques et des procédures strictes concernant les déplacements professionnels, les employés, que ce soit pour des questions de commodité, de coûts ou d’affaires, réservent des voyages qui ne respectent pas les directives de l’entreprise et obtiennent un remboursement. C’est une « faille » qui existe dans toutes les entreprises et dont profitent les fournisseurs, qui dépensent des millions de dollars dans des programmes de marketing et de fidélité pour encourager vos employés à acheter directement auprès de leur compagnie aérienne, leur hôtel, leur service de taxi ou leur entreprise d’hébergement à court terme. De nouvelles technologies peuvent aider les entreprises à dévoiler cette « faille » et à l’inclure dans les dépenses pour s’assurer que les équipes chargées des finances sont au courant. Cependant, selon l’étude de la GBTA mentionnée plus haut, « seul un chargé de voyages sur cinq (20 %) dit avoir recours à la technologie pour saisir les données des voyageurs qui font des réservations ne correspondant pas au programme de voyages, et ce, malgré le fait que deux voyageurs nord-américains sur cinq (42 %) disent privilégier la réservation effectuée directement sur le site d’un fournisseur. »
2. Donnons-nous à l’entreprise la transparence et le contrôle dont elle a besoin tout en offrant au voyageur de la liberté de la flexibilité?
Selon une étude de Gartner, lorsqu’on évalue les logiciels de gestion des frais de déplacement, l’automatisation et l’application des politiques sont toujours les principaux moteurs pour les équipes des finances et des achats. Toutefois, Chris Pang, un analyste de Gartner, écrit que « cela ne veut pas dire que l’expérience de l’utilisateur final doit en souffrir. »
De nos jours, les employés s’attendent à des expériences mobiles et à l’image des consommateurs, et ce, au travail comme en voyage. Si une entreprise ne fournit pas aux travailleurs les outils et les fonctionnalités qu’ils réclament et leur impose un processus inefficace et frustrant, elle aura du mal à saisir des données qui soient justes en matière de voyages et de frais de déplacement. Une étude de Forrester rapporte que « les employés adoptent les nouvelles plateformes numériques pour faire des achats dans leur vie personnelle, et ils s’attendent à ce que leurs employeurs leur proposent les mêmes lorsqu’il est question de dépenses générées pour le travail. »
On pourrait atteindre un résultat où tous en ressortiraient gagnants en donnant aux voyageurs la flexibilité et les outils nécessaires pour réserver et voyager quand ils le souhaitent et où ils le souhaitent, tout en leur fournissant des indications et des limites pour qu’il soit aisé de respecter la politique et de prendre les bonnes décisions au moment opportun. S’assurer que l’itinéraire de voyage, la carte de crédit et les autres sources de données apparaissent dans la note de frais peut aussi permettre d’obtenir un résultat gagnant-gagnant. Cela rend effectivement les voyageurs plus productifs et fait en sorte que les données peuvent être vérifiées par des sources fiables.
3. Quelles sont les autres sphères de l’entreprise qui peuvent profiter de l’agrégation des données des dépenses des employés?
En saisissant et en regroupant données sur les voyages et les frais de déplacement des employés, les entreprises peuvent réduire leurs risques liés au devoir de diligence, à la loi gouvernementale (FCPA) ou aux pénalités fiscales et à la fraude en milieu de travail. Profiter d’une transparence et d’un contrôle accrus des détails portant sur la façon dont l’argent de l’entreprise est dépensé et les raisons pour lesquelles il l’est peut encourager les organisations à adopter une approche proactive dans la gestion de ces risques. Parce que bien que toutes ces dépenses finissent par se retrouver dans le grand livre, on manque parfois l’occasion d’en effectuer le suivi, de les inscrire dans les rapports et de les analyser.
Ce texte est une traduction de l’anglais d’un article rédigé par Erin Giordano paru le 25 juillet 2018 sur le site de Concur. Cliquez ici pour afficher la publication originale.